Salah satu kejadian dalam kegiatan bisnis adalah perubahan harga. Tidak semua barang menggunakan harga kontrak yang tetap, tapi ada juga barang yang bisa berubah sewaktu-waktu, bahkan berubah pada saat hari pengambilan barang yang sudah ditentukan. Hal ini sering saya alama di industri pakan ternak. Harga bahan baku seperti pollard gandum bersifat sangat dinamis. Tak jarang, harga berubah tepat pada hari pengambilan barang, meskipun pembayaran sudah dilakukan di awal (DP atau lunas).
Bagi pelaku usaha seperti perusahaan kami, kecepatan dalam merespons perubahan harga ini sangat penting agar laporan keuangan tetap akurat. Dua instrumen utama yang digunakan adalah Debit Note dan Credit Note. Kali ini saya ingin membahas tentang Debit note dan Kredit note yang mungkin kedengarannya masih asing di pelaku umkm, tapi ini adalah hal nyata yang terjadi selama sepuluh tahun saya berdagang pakan ternak.
Apa itu Note dan Credit Note?
Sebelum masuk ke simulasi kasus, mari kita pahami definisinya secara sederhana:
- Debit Note (Nota Debet): Dokumen yang dikirimkan penjual kepada pembeli untuk menginformasikan bahwa piutang pembeli bertambah. Dalam konteks ini, digunakan saat harga barang naik setelah invoice awal terbit.
- Credit Note (Nota Kredit): Dokumen yang dikirimkan penjual kepada pembeli untuk menginformasikan bahwa piutang pembeli berkurang (atau saldo mereka bertambah). Digunakan saat harga barang turun atau ada retur barang.
1. Implementasi Debit Note: Kasus Cikawang Farm
Bayangkan kondisi di mana harga pasar tiba-tiba melonjak saat pengambilan barang. Berikut adalah simulasinya pada Nusfeed Sarana Pangan:
Kronologi Transaksi:
- 13 Des 2025: Cikawang Farm membayar lunas 8.000 kg Pollard dengan harga Rp2.900/kg (Total: Rp23.200.000). Invoice #200 diterbitkan.
- 15 Des 2025: Saat pengambilan, harga naik menjadi Rp3.000/kg (Naik Rp100/kg).
- Kekurangan Bayar: 8.000 kg x Rp100 = Rp800.000
Contoh Penerapan pada Invoice & Akuntansi:
A. Tampilan Debit Note untuk Konsumen:
DEBIT NOTE – Nusfeed Sarana Pangan
Nomor: DN-001 | Tanggal: 15 Desember 2025
Kepada: Cikawang Farm
Referensi: Invoice #200
Deskripsi: Selisih kenaikan harga Pollard Gandum (8.000 kg x Rp100)
Total Tagihan Tambahan: Rp800.000
B. Pencatatan Jurnal Akuntansi:
| Akun | Debit | Kredit |
| Piutang Dagang | Rp800.000 |
| Pendapatan Penjualan | – | Rp800.000 |
2. Implementasi Credit Note: Kasus Lembu Mulyo Farm
Sebaliknya, jika harga turun, Anda harus memberikan hak konsumen kembali dalam bentuk pengurangan tagihan atau saldo deposit.
Kronologi Transaksi:
- 12 Januari 2026: Lembu Mulyo Farm membayar lunas 8.000 kg Pollard harga Rp3.000/kg (Total: Rp24.000.000). Invoice #210 diterbitkan.
- 15 Januari 2026: Saat pengambilan, harga turun menjadi Rp2.900/kg (Turun Rp100/kg).
- Kelebihan Bayar: 8.000 kg x Rp100 = Rp800.000.
Contoh Penerapan pada Invoice & Akuntansi:
A. Tampilan Credit Note untuk Konsumen:
CREDIT NOTE – Nusfeed Sarana Pangan
Nomor: CN-001 | Tanggal: 15 Januari 2026
Kepada: Lembu Mulyo Farm
Referensi: Invoice #210
Deskripsi: Penyesuaian penurunan harga Pollard Gandum (8.000 kg x Rp100)
Total Pengurangan/Saldo: Rp800.000
B. Pencatatan Jurnal Akuntansi:
| Akun | Debit | Kredit |
| Pendapatan Penjualan (atau Retur/Potongan) | Rp800.000 | – |
| Piutang Dagang (atau Hutang ke Konsumen) | – | Rp800.000 |
Contoh Tabel Excel untuk pencatatan Debit Note dan Credit Note
Berikut adalah contoh format pencatatan Debit Note dan Credit note menggunakan Excel:
| No | Tanggal | Konsumen | No. Invoice | Qty (kg) | Harga Bayar (Lunas) | Harga Real (Saat Ambil) | Selisih/kg | Total Penyesuaian | Status |
| 1 | 15/12/25 | Cikawang Farm | 200 | 8000 | Rp2.900 | Rp3.000 | -Rp100 | -Rp800.000 | DEBIT NOTE (Tagihan Naik) |
| 2 | 15/01/26 | Lembu Mulyo | 210 | 8000 | Rp3.000 | Rp2.900 | Rp100 | Rp800.000 | CREDIT NOTE (Kembalian) |
Mengapa Dokumentasi Ini Penting Bagi Pelaku Usaha?
- Transparansi: Konsumen seperti Cikawang Farm dan Lembu Mulyo Farm merasa tenang karena setiap rupiah perubahan harga tercatat resmi.
- Audit yang Mudah: Saat pengecekan stok dan keuangan di akhir bulan, tidak ada selisih uang yang membingungkan.
- Profesionalisme: Penggunaan Nota Debet/Kredit menunjukkan bahwa manajemen usaha dikelola dengan standar akuntansi yang baik.
Kesimpulan
Fluktuasi harga adalah hal yang lumrah dalam bisnis pakan. Dengan menguasai penggunaan Debit Note dan Credit Note, Anda dapat menjaga hubungan baik dengan pelanggan sekaligus menjaga integritas laporan keuangan perusahaan.
